律师作品的美意表达
发布时间:2022-05-27    浏览量:123

【寄语】

律师常常将自己所写的专业文本称为“文书”或“文案”,我认为这些称呼其实很掉价,很难彰显律师工作的专业性、独特性、创造性,因而,我宁可将律师所写作的文本称为“作品”。一旦你将自己所写作的文本视为“作品”,它就和你亲密地联结起来了,它是你的智慧和创意所孕育的,浇灌了你的心血,你必将视它为“珍宝”。你要时刻记住:它是你写的,是你的“珍宝”,它关系到他人对你的评价,这样你就肯定会用最好的面貌,将它呈现给你的客户、法官和受众。

律师如何呈现自己的作品?如果要用一个字表达,最贴切的恐怕就是“美”。我常常和律师朋友讲,好酒还得要有好瓶装,即便是陈年佳酿,如果没有好瓶来呈现它的观感之美和意境遐想,人们凭什么会在诸多美酒中独钟于斯呢?同样道理,律师在创作好自己的作品后,也要为它量身定造一个好“瓶”,这个“瓶”不是虚的,而是对作品本身的意境提升和美意表达。

说到美,以我的理解,这是一种综合人的情趣、情感、理性和想象的最高思维。简单的线条赋予意境谓之美,宏大建筑以其匀称比例谓之美,繁杂的工艺以其严谨有序、化繁为简谓之美。美是一种感官、一种赋予、一种想象,而集中在律师作品之中的美意表达,无非包含了三大要素,即:形式感观之美、逻辑层次之美和细节线条之美。中岛悦财经法律团队的陈聪律师,创作了《律师作品的美意表达》一文,希望能给您的阅读,带来一种实用性的美意享受。

 

// 形式观感之美 //

 

1律师作品为何需要形式观感之美

 你有没有遇到过第一眼就觉得很投缘的人?或者是从一开始就让你觉得不舒服的人?你不知道为什么,但他们身上的某些特质就是让你烦心。

哈佛大学实验心理学教授罗伯特·罗森塔尔和娜莉妮·阿姆巴迪进行了一项研究。两位研究者给一组本科学生展示了32段不同教师的无声短视频,然后要求他们对这些教师进行十五项评分。由于这些短视频的时长只有短短数秒,所以学生们只能基于对各个教师的第一印象做出判断。有意思的事发生了,基于第一印象得出的评价与学生们对各老师的学期末教学质量评分竟惊人地相似,在短视频里被判低分的老师,也在教了整个学期课程后,收到了这门课学生的低分评价。不难想象,老师们为了提高教学质量,呕心沥血、挖空心思地准备课程、改善教学技巧。但从实验结果看来,老师们的努力对结果并没有多大用处,学生们在第一眼看到老师时,就能判断他教得好不好。

不管我们是否愿意承认,我们是否会喜欢某个人(或某件事),进而决定是否要进一步接触,这个决定往往在见面的头几秒就完成了,这就是所谓的第一印象原则。

法律文书亦是如此,客户(或法官)会在看到文书并简单翻阅的几秒内,根据文书排版布局的美观程度,来判断这份文书的价值——是否写得好?是否写得认真?是否值得一读?甚至还会管中窥豹地对律师作出相应的评价——是否足够专业?是否足够用心?是否值得信任? 

形式上的美观,这是对律师作品的最基本要求,而形式之美,当然是通过文本的版面来传达的,这些要素包括留白、间距和字体等。

 

2留白

“留白”,是指文本中什么都没有的空白空间。一般而言,如果图面没有排满而留出空白,会给人散漫、单薄的印象,但若能善加利用,就能够产生诸如让人注意力集中于一点,内容被整理得更容易理解等各种各样的效果。对于版式设计而言,留白不仅仅是“空白的空间”,还是一项重要的设计方法。善用留白,可以引导人们的视线,对文字的视觉元素进行强调。

例如,下图是我们在为客户设计股权架构时所采取的目录页(建议将图片放大观看),左图(初稿)的文字填满大部分页面,而右图(定稿)则充分利用了留白。经过对比,我们不难发现,左图中分散的大号文字难以吸引我们的注意,而右图中的大片留白却更能凸显出文字的存在感,将文字居中后外加一个边框,就显得更为紧凑、有力,更加突出一下子就能抓住我们的眼球。


1653635382129519.png1653635382647610.png


同样,在封面的制作中,我们要充分利用留白,让读者的注意力集中在我们想要着重凸显的文字上,如下图中的“‘法律文书’股权架构策划方案”虽然字体不大,但特别显眼。


1653635543130397.png

 

3间距

间距系用于调整字与字之间、段落与段落之间、文字与页面之间的距离的设置,主要分为行间距、段间距、页边距等。

排版时,如果将各类间距设置得过小,一页纸所附有的信息量就会过大,一部分的内容会与下一部分的内容连在一起,这会导致文本的重点被削弱或丢失,极易产生阅读疲劳,使得读者下意识地产生抗拒心理,如下图。


1653635595618110.png


反之,如果各类间距过大,一张纸附带的信息量就会过小,页面过多浪费纸张不说,还会使读者在阅读时的需要大幅度地移动视线,导致其难以集中注意力来提取信息,如下图。


1653635629101999.png


因此,我们认为,按照如下标准进行间距编排,更会给人带来美感:

首先,行距以1.15倍为佳,当然,根据文本内容的多少,我们也可以进行适当的调整,如授权委托书之类文本内容较少的文本,我们可以将倍数扩大到1.5倍。

其次,段距以0.25倍为佳,段前距与段后距均可设置为0.25倍,两个段落间的间距并不会叠加变为0.5倍。

最后,页边距一般采用word/wps默认的普通页边距即可,即:上下2.54cm,左右3.18cm。当然,若文本存在页眉(或页脚),我们可以适当地增加页面上方(或下方)的页边距以使标题和正文能与页眉间保持一定的距离,让整个文本看上去更为协调。


1653635677377609.png

 

4字号

我们在排版时,若将字号设置得过小,就会使阅读者在阅读的时候感到压抑,反之,若设置得过大,则一页承载的内容过少,给人一种不专业、不厚重的感觉。


1653636619710161.png1653636619211674.png


因此,我们建议:正文字体一般宜采用小四字号(慎用小三、三号字体),各级标题字号则依次扩大(本文第二部分会有详述),如此设置每一行约为30个字,以1.15倍行距、0.25倍上下段距计算,每一面大约有33行,共计约1000字,这样的字数最为符合大部分人的阅读偏好。


1653636861114855.png

 

5字体

每一种字体都有各自的特点,以最为常见的宋体及仿宋为例,宋体字字体较大,笔画较粗且横粗竖细,字形方正、笔直,在文本中使用能给读者带来稳重、严肃、有力量的感觉,常被应用于长篇文章、书籍中。很多人以为,宋体,就是宋代的字体,这是一大误区,宋体是明代中期刻书中模仿宋代浙江刻本形成的一种新的雕版木材字体,所以宋体亦被称为明体。由于古籍的书版通常沿着树干的纵向切开,也就是文字的横划与雕版木材纤维同一方向,不太容易刻断,而文字的竖画与雕版木材纤维成直角方向,比较容易刻断,因此宋体字会有横细竖粗的特点。

而仿宋体的字体则较小,笔画较细且横竖粗细一致,字体清秀、雅致却又不失严谨,能够给读者带来优雅、细致、随性、充满朝气的印象,在宋体被大量运用而导致视觉疲劳后逐渐崛起,越来越广泛地被使用到各类文本之中。同样也有很多人以为,仿宋体是模仿宋体而来的,这是另一个误区。仿宋体源于民国时期丁善之、丁辅之两兄弟创制的新款印刷活字字体,这款字体保留了宋刻本的优点并结合了欧体字的结构特征,因其模仿了宋代刻本,因此称之为仿宋体。民国时期,西式的活版印刷技术开始普及,而这一技术立足于工业生产的基础,使用的字模是通过铅合金铸造的,没有了木雕版的木头纹理天然局限性,由此可以使得仿宋字体的笔画更加精细。


1653636970208809.png


根据上述分析,我们推荐采用仿宋字体来编写律师文本,原因如下:

(1)宋体的使用过于广泛,会给读者带来审美疲劳,而仿宋字体较之宋体更为精细、美观,更容易被读者所欣赏。

(2)宋体字形方正,会给人带来严肃、死板的感觉,会让读者产生一种上级传达命令之感。而仿宋体清秀、雅致,多用于平等主体间的交流,在不失严谨的同时也能给读者带来亲近之感。而律师与当事人之间并非上下级关系,因此采用仿宋字体会更为适宜,这能使我们迅速地拉近关系、获取信任。

(3)根据《党政机关公文格式》(GB/T 9704-2012)中的相关规定,司法机关工作人员在编写文本时亦是使用仿宋字体(这在法院的判决书中得以体现)。因此,我们在呈交给法院文本时若采用仿宋字体,必定会给法官一种熟悉、亲切、专业之感,为后续的沟通顺畅打下坚实的基础。

还值得一提的是,为了保证文本整体的协调性,我们不推荐在文本中使用多种不同的字体,除了为突出标题而使用不同字体,其余文字应一律采用仿宋字体。

 

// 逻辑层次之美 //


1、可感化的逻辑呈现

我们团队工作有两项原则。第一项原则是,要用三分钟来呈现你的观点,并且让受众能充分感知你的理由。如果达不到这个标准,就需进一步地锤炼。第二项原则是,文章(文书)可以长,但一定要清晰。我可以详读,也可以略读,如果略读,我只要浏览文章的大点要目,就能充分掌握文章的内容,各大点要目连贯起来就构成一篇逻辑清晰的小文章。

我将上述两大原则称为“易读性”,所谓易读性就是贴近人的思维习惯,使人能在最短时间内抓住文章的核心,并能充分理解文章的内容。

易读性很大程度上是依靠文章的逻辑层次来呈现的,而要想完美地呈现文章的逻辑层次,我们需要借助标题、要目、图表等工具。

 

2多级标题的版式设计

 一般来说,我们的法律文书并不会经常复杂到需要我们运用目录来梳理文章结构,但是,我们在正文之中亦可以用到多级标题。经过对多级标题的研究,我们的做法是:

word/wps的标题最多可分为4级,但我们建议分级不宜超过3级。如果一项内容需要4级以上的逻辑结构,则建议将该项内容进行进一步分割,比如将一项内容,分为具有相互关联的两项内容来加以陈述。这一方面是出于逻辑结构一旦突破三层,就很难让人充分理解,另一方面,将大量内容集中在一个板块,会出现“头重脚轻或腰身肥大”,这会使得文章丧失美感。

为便于读者区分每级标题,其采用的字体均应不同。对此,我们认为可以参照《党政机关公文格式》(GB/T 9704-2012)中的相关规定,将多级标题由大至小依次用“一、”“(一)”“1.”标注。

最后一级层次标题,与正文字体一致,但可以加粗。

次级层次标题比正文字体大半号,并加粗。如:正文为仿宋小四字体,次级层次应采用仿宋四号字体。

最高层次标题比次级层次标题再大半号,并加粗。

至于各级标题与正文间的距离,前文所述的段距格式中之所以采用倍数段距而非固定段距,就是为了保持文章的层次性——正文与各级标题间的距离大小都应该有所区别,而倍数段距会跟着字体大小的变化而变化,这在美观的同时也更容易操作。

除此之外,文章中的关键词应特别加粗,关键句应添加下划线,以做快速阅读重点内容的提醒,加强读者对关键内容的印象。

 

3图表的分类及运用

在我们编写法律文书时,经常要表述一些冗杂繁复的内容,此时,要让读者充分、快速地理解这些信息,光用文字表述是远远不够的。因此,我们要学会灵活地运用各类图表,让读者“一目了然”。

 

我们要学会熟练地使用以下五类常用图表——流程图、法律关系图、梳理表、时间轴及诉讼攻防图,来清晰、明确地表述我们想要告知读者的信息。

1. 流程图

如图所示,流程图即是将律师处理某类纠纷的冗杂繁复的流程概括、精炼,用图表的方式展现出来,相较于用言语表达,使用流程图更容易让读者明晰解决纠纷的整个流程,使其能明确地知晓自己目前正处于哪一阶段,已经完成了哪些步骤,将来还要进行哪些步骤。下面就是法院的诉讼流程图,我们律师同样可以做类似于此各类案件进展流程图。


1653637218125782.png

 

2. 法律关系图

法律关系图,即是将各民事主体间的法律关系用画图的形式表示出来。当案件的法律关系错综复杂,难以用言语进行清晰的表述时,我们可以将各当事人之间的法律关系梳理成逻辑图,如此就可以将上千字都无法厘清的法律关系,清晰、快捷地向读者呈现,让人一目了然,下图是一个票据案件的法律关系图。


1653637254458747.png

 

3. 梳理表

梳理表,是指将需要分类或者对比的信息,通过表格的方式予以呈现,我们在做相关法律梳理时会经常用到。如下图,即是对《民法典》生效前,我们对商品房虚假宣传案件相关法律条文所做的梳理。


 1653637284154611.png


4. 时间轴

时间轴,顾名思义即是将发生的事件根据时间顺序进行梳理,帮助读者、法官厘清各事件的来龙去脉以及在时间上的逻辑关系,下图是一个建筑工程案件的时间轴。

 

1653637314612171.png

 

5. 诉讼攻防图

诉讼攻防图,用于诉讼中的策略分析,往往围绕预测的争议焦点,将对方可能提出的观点,以及我方的应对方案以图表的形式呈现,并将此作为法庭作战的“战略地图”。以下是常见的攻防战略图的形式。


1653637340589840.png

 

// 细节线条之美 //

 

1如何利用严谨性征服读者

严谨,是律师最为重要的特征之一,因此,我们在编写法律文书时,除了注意美观性与易读性,还要体现文书的严谨性。如此,方能使读者被文书的美观性、易读性吸引并留住之后进一步地细细评鉴,并彻底地为我们的专业性所折服。


(一)运用“五轮七遍”校对法排除错别字

无论编写何种文书,排查错别字都是编写者应为之义务,身为律师,我们编写的法律文书更容不得任何错别字的出现,任何一个基本错误都会使我们的价值大打折扣。

因此,我们推荐在文书内容编写完成后,使用“五轮七遍”校对法进行校对。所谓“五轮七遍”,即三个人校对七遍,总共五轮的校对方法。

首先,我们用word/wps自带的文档校对先进行第一遍校对,对显而易见的错别字进行修改。

其次,找两个帮手交叉阅读、独立修改,对文书中的语病及某些难发现的错别字进行修改,完成第二轮的校对,此处的帮手可以是我们的助理,也可以是同事、朋友、家人等。

然后,我们自己阅读一遍,审核之前的所有修改。

再然后,再找两个帮手(可以是之前的两位,也可以换人),再一次地交叉阅读,独立修改。

最后,我们再阅读一遍后定稿。

以上就是“五轮七遍”校对法,若我们能形成惯性思维,在每一次编写完成后都运用这一校对方法,那我们的文书中出现文字错误的概率必定会大大降低。


(二)常见标点符号错误举例

除了错别字外,标点符号使用错误亦是我们常会犯的错误。故我们根据人民日报、新华每日电讯上刊登的文章为大家梳理总结出了六处我们常犯的标点符号使用错误,以期能让各位读者学以致用:

1.多个书名号或引号并列时使用顿号分隔

例:小学一年级到二年级必读书目有《安徒生童话》、《格林童话》、《一千零一夜》,也可以看一些带拼音的《三国演义》、《水浒传》、《西游记》等。(错误)

小学一年级到二年级必读书目有《安徒生童话》《格林童话》《一千零一夜》,也可以看一些带拼音的《三国演义》《水浒传》《西游记》等。(正确)

2.在标示数值和起止年限时使用连接号不规范

例:要加快工程进度,确保科技园3-5年内建成。(错误)

要加快工程进度,确保科技园3~5年内建成。(正确)

3.同一形式的括号套用

例:围绕政府半年工作开展回头看,认真总结上半年工作,科学谋划下半年工作。(责任单位:各镇(街道))(错误)

围绕政府半年工作开展回头看,认真总结上半年工作,科学谋划下半年工作。【责任单位:各镇(街道)】(正确)

4.阿拉伯数字表示次序时使用点号不当

例:1、督促主办单位按时办结。(错误)

1. 督促主办单位按时办结。(正确)

5.附件名称后使用标点符号

例:附件:1.某某区查处取缔无证无照工作领导小组成员名单;(错误)

附件:1.某某区查处取缔无证无照工作领导小组成员名单(正确)

6.句号在引号内外使用不当

当引文的句子是完整的,而且被独立地使用时,句号应放在引号内;当引文是整个句子的一个组成部分,这时句号应放在引号外。

例1:恩格斯说:“运动本身就是矛盾。”

例2:这些情况生动地表明,缺乏文采的文章,的确是“言之无文,行而不远”。


(三)合理使用引注

律师办案,应以事实为依据、以法律为准绳。因此,我们在进行推论时也应当有相应的法律、事实依据,这些依据可以作为标注放在页面的最下方,或者作为附件放在文书末(参照法院的判决书),如此一来,既能方便当事人在阅读时不用另寻法律依据,又能体现律师的严谨性。


1653637366499896.png


(四)文章首/末加具签署页

还值得一提的是,凡是律师出具的法律文书,都应具备相应的签署页(或者签字),签署页既可以放在文本首页,也可以放在文本末,但是不能在文书的首尾两处都签字。   



2排版中常见的三大问题及解决办法

 

(一)手动设置复杂格式

很多人在排版时会采取如下方法:先选择一个段落,然后为其设置字体、字号、加粗等,接着右键打开“段落”对话框,设置首行缩进、段距、行距等。如果要设置的多个段落是连续排列的,可以同时选中他们再一并设置格式,但如果要设置的段落数量很多且分散在整篇文档中,仅仅设置格式就是一个大工程。

也许有人会说,可以使用格式刷呀!确实,使用格式刷会比上述方法更为快捷,但是,若以后需要修改段落格式时,各种问题就会随之而来,尤其是要修改的段落数量很多而且包含各种格式,在这种情况下修改格式将来带来可怕的文档混乱。

正确的做法是提前将文档中的各级标题及正文的样式设置好,并在编写的时候选择相应的样式,以word为例,如图所示:


1653637406207735.png


这样一来,我们在遇到需要设置相同格式的内容时,直接从样式列表中选择所需的样式,而不用手工一项项的设置,并且,在未来修改格式时,只需修改上述样式中的参数,就能修改所有采用该样式的段落格式。


(二)手动输入标题编号

在编写法律文书时,其中的标题通常会分为多个级别。例如,对于合同而言,会存在很多部分,而这些部分又会划分为很多条(例如1.1、1.2)。许多律师会在编写合同时,手动输入编号,此时如果要调整标题的先后顺序,就需要手动修改相关标题的编号以便让它们重新按顺序排列。这种牵一发而动全身式的操作方式,会让排版效率最低化,而且极易出错。

因此,我们推荐创建多级编号并将其应用到各级标题上,如此情况将大为不同。每一级标题的编号都由 Word自动维护,即使任意调整标题的位置,或者添加新标题,以及删除原标题,编号都会按顺序自动排序,无需用户操心,可以节省很多时间和精力。

那么,如何创建多级编号呢?如图所示,首先,我们选中预先写好的标题,点击“段落”对话框,选择“大纲级别”并选择我们对这一标题的分级


1653637441100832.png


完成标题的大纲级别设置以后,就可以开始创建多级编号了。单击功能区中的“多级列表”,选择“定义新的多级列表”,并在其中设置多级标题编号的格式(可参考前文)。


1653637497799233.png


最后,用“ctrl+左键”选中所有标题,打开“多级列表”按钮,选中刚刚设置的模板,多级列表就设置完成了。


(三)引用某个位置的内容时将其“写死”

在大型法律文书的编辑过程中,可能经常要引用文书内其他位置上的内容。例如,我们要在合同的某个位置(我们将其称为“引用位置”)添加【详见本合同第三条】这句话(我们将合同的第三条称为“被引位置”),许多律师会直接手打这些文字,但问题是一旦“被引位置”的排序发生了变化(如变为第五条),那么就需要手动将【详见本合同第三条】中的“三”改为“五”,如果合同中此类内容较多,手动查找并修改这些变更的内容将会是一项琐碎繁杂的事情,而且稍有疏忽就可能会发生遗漏。

因此,我们推荐采用“交叉引用”的功能解决这个问题,采用该功能后,当“被引位置”的排序发生变化时,word就会自动更新“引用位置”处的被引信息。具体操作方法如下:


1653637524281568.png


首先,我们需要将被引用的条文标题设置成四(二)所述的“多级编号”,其次,左键单击确定引用位置,然后点击操作面板中“插入”栏中的“交叉引用”,选中我们所需的“被引位置”。之后,如果“被引位置”的排序发生了改变,我们只需“Ctrl+A”选择全部文档后右键选择“更新域”,word就会进行自动更新。

 

 

◆ 作者简介


1653637570107846.png

 


电话:(021)80379999

邮箱:liubin@ilandlaw.com

地址:上海市浦东新区银城中路68号时代金融中心27层

加入我们:liubin@ilandlaw.com